W każdej klinice weterynaryjnej kartoteka pacjentów jest podstawą sprawnej pracy zespołu i ciągłości leczenia. Im więcej zwierząt trafia pod opiekę placówki, tym większe znaczenie ma szybkie, kompletne i uporządkowane wprowadzanie danych. Brak kluczowych informacji, nieczytelne notatki lub rozproszone dane opiekuna mogą prowadzić do pomyłek i wydłużenia obsługi. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie dodawania pacjenta do systemu zadbać o pełną i przejrzystą kartotekę – dokładnie tak, jak umożliwia to VetFile.

Dane pacjenta i informacje dodatkowe – fundament dobrze prowadzonej kartoteki

Proces dodawania pacjenta w VetFile rozpoczyna się od uzupełnienia podstawowych danych identyfikujących zwierzę. W kartotece pacjenta można wprowadzić m.in. nazwę, datę urodzenia, wagę oraz przypisać pacjenta do odpowiedniej grupy. Już na tym etapie system pozwala również zapisać numer telefonu i adres e-mail opiekuna, a także ustawić język powiadomień, co ma znaczenie przy dalszej komunikacji z klientem.

Kolejnym krokiem są dane dodatkowe, które umożliwiają precyzyjne opisanie pacjenta. W formularzu można wskazać gatunek, rasę, płeć, maść oraz znaki szczególne, a także dodać uwagi dotyczące zachowania lub stanu zwierzęcia. Dostępne są również pola dotyczące cech szczególnych, takich jak agresywność, płodność czy status hodowlany. Dzięki temu już od pierwszej wizyty zespół ma pełny obraz pacjenta, co ułatwia dalszą pracę i zwiększa bezpieczeństwo podczas kolejnych konsultacji.

Identyfikatory i dane opiekuna – jedno miejsce, pełna spójność informacji

W kartotece pacjenta VetFile umożliwia również dodanie identyfikatorów, takich jak mikroczip. Wystarczy wybrać typ identyfikatora i uzupełnić jego numer, aby przypisać go na stałe do konkretnego pacjenta. To szczególnie istotne przy zwierzętach oznakowanych, gdzie szybka identyfikacja ma kluczowe znaczenie w codziennej pracy kliniki.

Równie ważnym elementem kartoteki są dane opiekuna. System pozwala w jednym miejscu zapisać imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail oraz pełne dane adresowe. Istnieje także możliwość dodania więcej niż jednego opiekuna oraz uzupełnienia danych do faktury. Dzięki centralizacji tych informacji personel nie musi każdorazowo dopytywać klienta o szczegóły, a kontakt i rozliczenia przebiegają znacznie sprawniej.

Zgody i zapis danych – gotowa kartoteka od pierwszej wizyty

Ostatnim etapem dodawania pacjenta do kartoteki w VetFile jest zarządzanie zgodami opiekuna. System umożliwia odnotowanie zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz zgód na otrzymywanie wiadomości SMS i e-mail. To ważny element nie tylko z punktu widzenia organizacji pracy, ale także zgodności z obowiązującymi przepisami.

Po uzupełnieniu wszystkich informacji wystarczy zapisać zmiany, aby pacjent został dodany do kartoteki i był dostępny w systemie przy umawianiu wizyt, prowadzeniu dokumentacji czy komunikacji z opiekunem. Cały proces jest intuicyjny, uporządkowany i pozwala stworzyć kompletną kartę pacjenta już od pierwszego kontaktu z kliniką. Dzięki rozwiązaniom oferowanym przez VetFile zespół pracuje na spójnych danych, a kartoteka staje się realnym wsparciem w codziennej pracy.

Dobrze prowadzona kartoteka pacjentów to podstawa sprawnej i bezpiecznej pracy kliniki weterynaryjnej. Uporządkowane dane pacjenta, kompletne informacje o opiekunie, identyfikatory oraz zgody zapisane w jednym systemie pozwalają oszczędzać czas, ograniczać błędy i zapewniać ciągłość leczenia. VetFile umożliwia szybkie i intuicyjne dodawanie pacjentów do kartoteki, dzięki czemu już od pierwszej wizyty klinika działa w sposób bardziej uporządkowany, profesjonalny i przyjazny zarówno dla zespołu, jak i właścicieli zwierząt.